Обязанности | Обеспечивать своевременную первичную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции. Своевременно осуществлять регистрацию поступивших и отправляемых документов. Осуществлять оперативную передачу документов, поступающих на имя Руководителя Управления. Вносить резолюции Руководителя Управления в регистрационную карточку документа и организовывать оперативную передачу документов, согласно резолюциям, в структурные подразделения. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. Осуществлять оперативный поиск сведений о документах по запросам. Обеспечивать сохранность, учет, систематизацию документов, формировать дела и своевременно передавать их в архив Управления. Законвертовывать, адресовать и маркировать отправляемую корреспонденцию. Осуществлять пересылку по принадлежности ошибочно доставленной корреспонденции. Представлять еженедельную информацию о документах, находящихся на контроле. По поручению Руководителя Управления составлять и оформлять поздравительные телеграммы отдельным лицам и организациям в связи с днями рождения и юбилейными датами, а также государственными праздниками. Участвовать в разработке и выпуске информационных бюллетеней и информирующих листовок об аспектах деятельности Управления. Осуществлять видео и фотосъемку событий и мероприятий, относящихся непосредственно к работе Управления. Осуществлять информационное освещение деятельности Управления. Осуществлять оперативное распространение в СМИ официальных сообщений. Осуществлять фото и видео сопровождение официального сайта Управления ( поддержку интерактивных сервисов, информационную переписку с посетителями сайта. Организовывать брифинги, пресс-конференции, интервью, другие мероприятия и акции информационного характера, проводимые с участием представителей СМИ и общественности, обеспечивать их комплексное информационное и организационное сопровождение. Осуществлять взаимодействие с журналистами в целях полного и объективного освещения в СМИ деятельности Управления и его структурных подразделений. Разрабатывать рекламные и PR-медиа-кампании Управления. Организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив Управления. Подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Представлять на рассмотрение ЭПК Комитета по управлению архивным делом Правительства Ростовской области годовые разделы описей для постоянного хранения и по личному составу. |